Как ни странно, законодательная база не дает четкого определения понятию факсимиле, хотя термин, конечно, относится к юриспруденции и является предметом частых споров и разногласий. В самом широком смысле – это штамп, оттиском которого является подпись. То есть, такое устройство в значительной мере ускоряет подписание большого количества документов. Его юридическая сила и законность в отношении определенных категорий нормативно-правовых актов не единожды поднимается в прессе или соответствующих инстанциях. Но почему-то все забывают о более практичных вопросах, например, как хранить факсимиле.

Важные правила

Казалось бы, речь идет о традиционного рода штампе или печати, которая отличается лишь содержанием оттиска. Какие кардинальные изменения в его хранении могут быть? Этот вопрос крайне важен в разрезе юридической ответственности, поэтому в процессе его использования необходимо знать следующие правила:

• факсимиле – это атрибут лица, подпись которого и является его оттиском. Но поскольку изготавливают такой штамп, как правило, коммерческие предприятия, то речь идет не только о физическом лице или конкретном гражданине, а и об участниках деловодства внутри предприятия;
• необходимо составить перечень документов, на которых приемлемо ставить факсимиле вместо персональной подписи;
• главой предприятия утверждается последовательность действий при изменении места работы или должности владельца факсимиле.

Однако этими требованиями еще не ограничиваются все указания по хранению штампа.

Документальная поддержка

Чтобы указанные правила соблюдались четко и без малейшего отлагательства, рекомендуется издавать соответствующий внутриведомственный приказ. То есть, в целях безопасности и законности использования факсимиле нужно закреплять все перечисленные пункты в нормативно-правовой акт, действующий в пределах предприятий. Это поможет заблаговременно ликвидировать возможные трения на стыке юридической ответственности.

Есть и другой совет по использованию факсимиле, настоятельно рекомендуемый правоведами для включения в соответствующий документ. Это перечисление всего круга лиц с указанием должности, в пользовании которых может находиться штамп. Такой акт, в свою очередь, позволяет прослеживать каждый этап работы с факсимиле в различных отделах одной корпорации или компании. Бережность столь высокого ранга нельзя назвать избыточной. Если штамп будет украден или потерян, то все выполненные указания окажутся как нельзя кстати в процессе взаимодействия с органами внутренних дел.